INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ex ART. 13 DEL REGOLAMENTO (UE) 2016/679

“Eventi (partecipanti e relatori)”

La Fondazione Roma REgeneration ETS – Ente Terzo Settore, in qualità di titolare del trattamento (di seguito, per brevità, la “Fondazione” o il “Titolare”), desidera fornirLe, in qualità di partecipante o relatore all’evento (di seguito, “Interessato”), le informazioni prescritte ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”).

  1. Finalità e Base Giuridica del Trattamento

I Suoi dati personali saranno trattati per le seguenti finalità:

  1. a) Gestione della partecipazione all’evento e dell’intervento dei relatori: per gestire la Sua iscrizione (se partecipante) o il Suo intervento (se relatore), consentire l’accesso, inviare comunicazioni di servizio relative all’evento (es. conferme, agenda, promemoria) e svolgere tutte le attività organizzative e amministrative connesse.
  • Base Giuridica: Il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui Lei è parte (partecipazione o intervento all’evento) o di misure precontrattuali adottate su Sua richiesta, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b) del GDPR.Ad esclusione del numero di telefono facoltativamente fornitor, il conferimento dei dati per questa finalità è un requisito necessario per la partecipazione; in sua assenza, non sarà possibile gestire la Sua iscrizione.
  1. b) Invio di comunicazioni su eventi e iniziative analoghe: per inviarLe, tramite posta elettronica, informazioni e aggiornamenti su futuri eventi, forum o altre iniziative organizzate dalla Fondazione.
  • Base Giuridica: Il trattamento si fonda sul legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR e art. 130, co. 4, D.Lgs. 196/2003), a promuovere la propria attività istituzionale presso soggetti che hanno già manifestato interesse per le sue iniziative. Lei potrà opporsi in qualsiasi momento a tale trattamento, in modo semplice e gratuito, seguendo le indicazioni riportate in calce a ogni comunicazione.

c.1) Documentazione e promozione dell’evento tramite immagini (per partecipanti e relatori) e c.2) sua promozione attraverso i dati professionali dei relatori (solo per i relatori): c.1) per realizzare riprese fotografiche e/o video durante l’evento e pubblicarle sui canali di comunicazione istituzionale della Fondazione (es. sito web, profili social) e dei suoi Soci Fondatori, al solo scopo di documentare l’evento e promuovere le attività della Fondazione; c.2) per pubblicare il Suo nome, qualifica, biografia e immagine fotografica sul sito web dell’evento e su altro materiale promozionale.

  • Base Giuridica: Il trattamento si fonda sul legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR) a documentare e promuovere la propria missione statutaria attraverso la cronaca degli eventi pubblici organizzati. Tale interesse è stato bilanciato con i Suoi diritti e le Sue libertà, tenendo conto del contesto pubblico dell’evento e delle Sue ragionevoli aspettative degli interessati. Lei ha il diritto di opporsi a tale trattamento per motivi connessi alla Sua situazione particolare, mediante apposita richiesta al titolare del trattamento.
  1. d) Adempimento di obblighi legali: per adempiere a obblighi previsti da leggi, regolamenti o normative nazionali e comunitarie (es. in materia fiscale, contabile o di pubblica sicurezza).
  • Base Giuridica: Il trattamento è necessario per adempiere a un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare, ai sensi dell’ c) del GDPR.
  1. e) Tutela dei diritti: per accertare, esercitare o difendere un diritto del Titolare in sede giudiziaria o stragiudiziale.
  • Base Giuridica: Il trattamento si fonda sul legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR)  alla tutela dei propri diritti.
  1. f) Eventuali future finalità di erogazione: La Fondazione potrà, nell’ambito delle sue finalità statutarie, trattare dati personali per la gestione di specifiche erogazioni (e.g. borse di studio, premi, contributi). Tali trattamenti, che esulano dalle finalità del presente evento, saranno disciplinati da apposite e separate informative privacy fornite agli interessati al momento della candidatura o partecipazione a tali specifiche iniziative.
  2. Categorie di Dati Personali Trattati

Per le finalità sopraindicate, saranno trattati i seguenti dati personali da Lei forniti o raccolti durante l’evento:

  • Per i Partecipanti: Dati identificativi e di contatto (nome, cognome, codice fiscale, e-mail, numero di telefono – se facoltativamente fornito); dati professionali (società/ente di appartenenza, settore/area di appartenenza); immagini (fotografie e/o riprese video che potrebbero ritrarre l’interessato).
  • Per i Relatori: Dati identificativi e di contatto (nome, cognome, e-mail, telefono); dati professionali (qualifica, organizzazione di appartenenza); dati biografici e immagine fotografica forniti per la promozione; immagine e voce registrate durante l’intervento.

Si precisa che la Fondazione si impegna a trattare unicamente i dati necessari per le finalità indicate. Nell’ipotesi in cui l’Interessato dovesse fornire dati personali non pertinenti o rilevanti, la Fondazione non tratterà tali dati e provvederà alla loro immediata cancellazione.

  1. Modalità del Trattamento e Periodo di Conservazione

Il trattamento avviene con strumenti manuali ed elettronici. I dati sono conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati:

  • Per le finalità di cui al punto 1.a), i dati saranno conservati per tutta la durata necessaria alla gestione dell’evento e, successivamente, per 10 anni per adempiere agli obblighi di legge e per la tutela dei diritti.
  • Per la finalità di cui al punto 1.b), i dati saranno trattati fino alla Sua eventuale opposizione (opt-out).
  • Per la finalità di cui al punto 1.c), i dati saranno trattati per un periodo massimo di 10 anni dalla data dell’evento, termine ritenuto congruo in relazione alla finalità promozionale e di documentazione storica delle attività della Fondazione, salvo Sua opposizione.
  • Per le finalità di cui ai punti 1.d) e 1.e), i dati saranno conservati per il tempo richiesto dalla normativa applicabile o necessario alla tutela dei diritti del Titolare.

Informazioni aggiuntive sull’utilizzo delle immagini: In virtù del legittimo interesse a documentare e promuovere l’evento, quale fatto o avvenimento di interesse pubblico, si informa che le immagini e le riprese audiovisive realizzate potranno essere utilizzate, riprodotte e pubblicate dalla Fondazione, anche in forma parziale e/o adattata, sui propri canali istituzionali (sito web, profili social quali “X”, “Facebook”, “LinkedIn”). Tali materiali potranno altresì essere resi disponibili a organi di stampa e partner media per finalità di cronaca e informazione giornalistica relative all’evento. Qualsiasi utilizzo da parte di terzi per finalità diverse da quelle di cronaca qui descritte (ad esempio, per scopi commerciali o promozionali propri di tali terzi) non è coperto dalla presente informativa e richiederebbe una Sua specifica e separata autorizzazione.

  1. Comunicazione dei Dati (Destinatari)

I Suoi dati personali potranno essere comunicati a soggetti terzi, che agiranno a seconda dei casi come Responsabili del Trattamento o come Titolari Autonomi. In particolare, i dati potranno essere comunicati a:

  • Responsabili del Trattamento: soggetti che trattano dati per conto della Fondazione, sulla base di un apposito contratto ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Rientrano in questa categoria, a titolo esemplificativo, (es. fornitori di servizi tecnici, agenzie di organizzazione) e
  • Titolari Autonomi: soggetti che trattano i dati per proprie finalità. Rientrano in questa categoria:
    • Per finalità contrattuali e organizzative: compagnie di assicurazione per la copertura di eventuali sinistri; istituti di credito per la gestione di pagamenti; consulenti legali, fiscali e contabili per la gestione di adempimenti e contenziosi.
    • Per obblighi di legge: Autorità Giudiziaria, Autorità di Pubblica Sicurezza, Agenzia delle Entrate e altre autorità pubbliche a cui la comunicazione sia obbligatoria per legge.
    • Per finalità di cronaca: organi di stampa e partner media, limitatamente alle immagini e riprese dell’evento, come specificato al punto 3.

L’elenco aggiornato dei Responsabili del Trattamento è disponibile facendone richiesta al Titolare. AL di fuori dell’ambito e delle finalità descritte.

  1. Diritti dell’Interessato

Lei potrà esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli artt. da 15 a 22 del GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, opposizione, portabilità) e proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.

  1. Identità e Dati di Contatto del Titolare del Trattamento

Il Titolare del trattamento è Fondazione Roma REgeneration ETS – Ente Terzo Settore, con sede legale in Via Claudio Monteverdi, 16 – 00198 Roma, C.F./P.IVA 96559610587, contattabile all’indirizzo e-mail: privacy@romaregeneration.it.